Batch-Druck und Batch PDF

Antwort

In AuditSolutions für Kommunale Prüfung stehen Ihnen für den Ausdruck mehrerer Dokumente aus dem Dokumentenmanager die Option Batch-Druck und Batch PDF zur Verfügung. Damit vermeiden Sie, dass beim Ausdruck mehrerer Dokumente jedes Dokument einzeln geöffnet und der Ausdruck gestartet werden muss.

Batch-Druck
Sie wollen mehrere Dokumente/Arbeitspapiere aus dem Dokumentenmanager ausdrucken? Dann führen Sie einfach die nachfolgenden Schritte durch.

  1. Bitte wählen Sie im Menü Datei die Option Batch-Druck. Es öffnet sich der Dialog "Dokumente zum Ausdruck auswählen".
  2. Wählen Sie zuerst die Schaltfläche Alle abwählen, damit Sie sicher sein können, dass nicht vom letzten Ausdruck noch Dokumente aktiviert sind.
  3. Der Dialog zeigt Ihnen nun den gesamten Dokumentenmanager. Jeder Ordner und jedes Dokument verfügt über eine Checkbox. Über Aktivieren der jeweiligen Checkbox aktivieren Sie das Dokument oder den gesamten Ordnerinhalt für den Ausdruck. Im Übrigen können auch MS Word- und Excel-Dokumente, PDF-Dokumente etc. über den Batch-Druck ausgedruckt werden.
  4. Über die Auswahl "Dokumentenfilter" können Sie die Ansicht des Dokumentenmanagers nach verschiedenen Kriterien filtern. Diese Einstellung vereinfacht die Auswahl der Dokumente.
  5. Über die Einstellung "in PDF drucken" kann der Gesamtausdruck als PDF ausgegeben werden.
  6. Abschließend bestätigen Sie mit OK. Der Ausdruck wird gestartet.

 

Batch PDF
Die Unterlagen, die Sie ausdrucken, werden im Laufe der Prüfung durchaus häufiger benötigt, d. h. mehrmals in der aktuellen Fassung ausgedruckt. Damit Sie nicht immer wieder über den Batch-Druck die Auswahl manuell vornehmen müssen, gibt es im Menü Datei die Option Exportieren und hier Batch PDF.

  1. Bitte wählen Sie im Menü Datei die Option Exportieren und hier Batch PDF. Es öffnet sich der Dialog "PDF Export".
  2. Der Dialog ist in zwei Bereiche unterteilt. Links befindet sich der Dokumentenmanager der aktuell geöffneten Prüfungsdatei. Im rechten Teil können Sie Exportfächer/Informationsempfänger anlegen. Dies ist über die Schaltfläche Neu möglich. Beispiele könnten sein: Unterlagen Kämmerei, Handakte, Unterlagen Amtsleiter usw.
  3. So haben Sie z. B. rechts den Export für "Unterlagen Kämmerei" angelegt, da Sie immer wieder die gleichen Unterlagen der Kämmerei bereitstellen. Nun ziehen Sie per Drag-and-Drop die Dokumente von links (aus dem Dokumentenmanager) nach rechts zu "Unterlagen Kämmerei".
  4. Anschließend können Sie mit Speichern den Dialog schließen.
  5. Sollten Sie nun zukünftig den aktuellen Dokumentensatz für die Kämmerei benötigen, wählen Sie über Menü Datei die Option Exportieren und Batch PDF. Anschließend klicken Sie "Unterlagen Kämmerei" an und bestätigen mit Export. Alle dort hinterlegten Dokumente werden als PDF erstellt und können im Anschluss per E-Mail versendet oder ausgedruckt werden.

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