Verknüpfungen von CaseView Zellen zu Excel-Zellen

Antwort

In CaseView besteht die Möglichkeit, in Zellen auf Zellwerte aus Excel zuzugreifen. Viele Kunden und Anwender verwenden externe Excel-Dokumente, die mit der zu bearbeitenden CaseWare Mandantendatei in Verbindung stehen. Hieraus ergibt sich vereinzelt die Notwendigkeit, Informationen aus Excel in CaseView Dokumenten darzustellen.

Durch die Verlinkung zu Excel ist sichergestellt, dass geänderte Werte korrekt in CaseView dargestellt werden. Auf manuelle Eingaben, die erfahrungsgemäß sehr fehleranfällig sind, kann dadurch verzichtet werden.

Mit den aktuellen Programmversionen von AuditAgent ist eine solche Verlinkung schnell und einfach eingerichtet. Dazu gehen Sie bitte wie im Folgenden beschrieben vor.

Hinweis:
Das Beispiel bezieht sich auf ein Excel-Dokument
Sachanlagen“, das direkt in den Dokumentenmanager integriert wurde (Dokumentenindex "SANL"). Zur Berichtsanlage freies Dokument“ wird eine CaseView Zelle eingerichtet, die auf das Tabellenblatt "Aufstellung" und den numerischen Wert der Zelle "Anzahlungen" aus Sachanlagen“ zugreift.

Und so einfach geht's:
Die betroffene Mandantendatei sowie die Berichtsanlage "FD - freies Dokument" ist geöffnet.

  1. In einem Leerabsatz wird eine neue CaseView Zelle eingerichtet. Wählen Sie hierfür in der Standardsymbolleiste das Icon  für Zelle.
  2. Nach Auswahl des Icons erscheinen zwei neue Dialogfenster. Als erstes müssen Sie eine eindeutige Zellnummer angeben. Als Vorschlag erscheint C1, bestätigen Sie dies mit OK.
  3. Anschließend befinden Sie sich im Zelldialog "Neue Zelle:C1" (Eigenschaften Allgemein, Zelltyp: Numerisch). In der Mitte des Dialogfensters befindet sich eine längere Leerzeile. Klicken Sie auf die Schaltfläche . Es öffnet sich der "Formeleditor".
  4. Belassen Sie unter Kategorien die Auswahl Alle Funktionen und scrollen Sie innerhalb der Funktionen herunter, bis die Funktion CVEXCEL erscheint, die Sie jetzt auswählen. Rechts davon erscheint die Syntax samt Beispielen. Klicken Sie doppelt auf die Funktion, die jetzt oberhalb des "Formeleditors" mit CVEXCEL dargestellt wird.
  5. Die Funktion erwartet folgende Parameter:
    • 1. Parameter (Pflicht): Excel-Datei oder Dokumentenindex
      Datei: "C:\ExcelDoc.xls" oder ".\ExcelDoc.xls"
      Dokumentenindex: "SANL"
    • 2. Parameter (Pflicht): Tabellenname und Zellname
      "!" Bsp.: "Tabelle 1!A1"
    • 3. Parameter (optional): Wie soll der 1. Parameter behandelt werden, mögliche Eingaben:
      0 (– Argument ist eine Excel-Datei)
      1 (– Argument ist ein Dokumentenindex von CaseWare)
  6. In unserem o. g. Beispiel lautet die Formel wie folgt:
    CVEXCEL("SANL","Aufstellung!Anzahlungen",1)
  7. Bestätigen Sie beide Male Ihre Eingabe mit OK.
  8. Ihr Wert aus Excel wird jetzt in der CaseView Zelle entsprechend angezeigt.

Es empfiehlt sich, wie in diesem Beispiel dargestellt, eindeutige Zellnamen zu verwenden (z. B. Anzahlungen). Bei der Bearbeitung des Excel-Dokuments (z. B. neu eingefügte Zeilen) und der Verwendung von Zellnamen wie A1, A2 etc. besteht ansonsten die Gefahr, dass sich die Verlinkung auf die falsche Zelle bezieht.

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