Hinweise und Voraussetzungen zur Konsolidierung mit AuditAgent

Mit AuditAgent besteht die Möglichkeit, Abschlüsse zu konsolidieren. Die Konsolidierungsfunktion ist Bestandteil der AuditAgent Lizenz und muss nicht gesondert erworben werden.

Die Konsolidierung erfolgt in mehreren Schritten und beinhaltet im ersten Schritt die Erstellung eines Summenabschlusses, d. h. das Zusammenführen mehrerer Einzelabschlüsse. Im Anschluss werden dann über Umgliederungen, Konsolidierungs- und Nachbuchungen die weiteren Schritte zum Gesamt­abschluss durchgeführt. Darüber hinaus beinhaltet AuditAgent verschiedene Auswertungs- und Dokumentationsmöglichkeiten zum Gesamtabschluss und den erfassten Konsolidierungsbuchungen.

Die Konsolidierungsfunktion in AuditAgent bietet einen einfachen und effizienten Weg einen Gesamt­abschluss zu erstellen. Die Konsolidierung mit AuditAgent ist gegenüber den häufig verwendeten Microsoft Excel-Lösungen deutlich einfacher und sicherer. Ein Hauptvorteil liegt darin, dass in AuditAgent alle Arbeitsschritte dokumentiert werden, so sind die Abschlüsse und deren Entstehung auch noch Jahre später reproduzier- und nachvollziehbar.

Der Leistungsumfang der Konsolidierungsfunktion in AuditAgent ist auf die Erstellung von Gesamt­abschlüssen mit Unterstützung bei der Erstellung von Konsolidierungsbuchungen ausgelegt. Im Gegensatz hierzu versuchen die am Markt erhältlichen Lösungen für Konsolidierung auch den Prozess der Konsolidierung weitgehend zu automatisieren. Daher ist es besonders wichtig, dass die Ausgangs­situation im Vorfeld genau betrachtet und die Anforderungen an eine Konsolidierung klar definiert sind (siehe Abschnitt "Werden die Anforderungen an eine Konsolidierungslösung von AuditAgent erfüllt?"). Bei der Klärung der Anforderungen bietet das Consulting Unterstützung und Beratung für interessierte Kunden an, um die optimale Lösung für den jeweiligen Kunden zu ermitteln.

Inhalt

1. Wer arbeitet mit der Konsolidierung in AuditAgent?
2. Werden die Anforderungen an eine Konsolidierungslösung von AuditAgent erfüllt?
3. Wichtige Hinweise zum Vorgehen bzw. zum ersten Einrichten der Konsolidierung
4. Schulungsmaßnahmen
5. Support


1. Wer arbeitet mit der Konsolidierung in AuditAgent?

Bereits über 15 Jahre wird die Konsolidierungsfunktion in AuditAgent von Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern erfolgreich bei der Erstellung und Prüfung von Jahresabschlüssen eingesetzt. Seit einigen Jahren wird diese Lösung auch verstärkt von Unternehmen nachgefragt und verwendet. Alle Anwender schätzen gleichermaßen die einfache und intuitive Bedienung von AuditAgent. Vor dem Wechsel zu AuditAgent setzten die Anwender häufig eine selbst entwickelte Excel Lösung ein. In vielen Fällen waren diese Lösungen fehleranfällig und ab einem bestimmten Umfang der Mandanten­dateien nicht mehr administrierbar. Zudem kam es vor, dass der Mitarbeiter, der für die Erstellung und Pflege der Lösung verantwortlich war, das Unternehmen verließ oder bereits verlassen hatte und so Lösungsansätze nicht mehr angepasst oder aktualisiert werden konnten.

Hierin besteht der hauptsächliche Vorteil von AuditAgent: Der Anwender setzt eine standardisierte und bewährte Softwarelösung ein und kann bei Fragen auf die Unterstützung und Beratung erfahrener Audicon Mitarbeiter zurückgreifen.

2. Werden die Anforderungen an eine Konsolidierungslösung von AuditAgent erfüllt?

Wie bereits zu Beginn dieser Anleitung dargestellt, unterstützt die Konsolidierungsfunktion in AuditAgent den Anwender bei der Erstellung von konsolidierten Abschlüssen durch die Bildung von Summenbilanzen, durch die Möglichkeit, Konsolidierungs­buchungen zu erfassen und konsolidierte Reports zu erstellen. AuditAgent beinhaltet keine Funktionalität für die automatische Ermittlung und Durchführung von Konsolidierungsbuchungen auf Basis vordefinierter Regeln. Solche Lösungen sind am Markt für einen Preis von mehreren zehn­tausend Euro erhältlich.


Zur Orientierung folgt eine Liste der wichtigsten Kriterien, die zutreffen sollten, um die Konsolidie­rungsfunktion in AuditAgent optimal nutzen zu können. Bei Fragen zu den Kriterien oder Anfor­derungen sollte ein Consultant zu Rate gezogen werden, der kompetente Unterstützung für mögliche Lösungsansätze leisten und auch umfassend auf kundenspezifische Wünsche oder Vorgaben eingehen kann.

Voraussetzungen für den Einsatz von AuditAgent:

Hinweis:
Im Rahmen der Konsolidierung sollten keine Aufrisskonten (!) verwendet werden, sondern Umgliederungen über die Abschlussbuchungen vorgenommen werden.

3. Wichtige Hinweise zum Vorgehen bzw. zum ersten Einrichten der Konsolidierung

Die Konsolidierung in AuditAgent ist sehr einfach und intuitiv zu bedienen. Dennoch gibt es einige wichtige Punkte und organisatorische Maßnahmen, die vor dem Arbeiten mit AuditAgent zu berück­sichtigen sind. Wir empfehlen daher jedem Anwender, bevor er die Konsolidierung einsetzt, an einer Schulung teilzunehmen. Wir bieten hierfür, je nach Kenntnisstand und Erfahrung, maßgeschneiderte Lösungen an. Nähere Informationen hierzu siehe Abschnitt "Schulungsmaßnahmen".


Nachfolgend ein typisches Beispiel für die Durchführung einer Konsolidierung mit AuditAgent in sechs Schritten:

Schritt 1: Erstellen einer Konsolidierungs- / Kopiervorlage
In den meisten Fällen wird vor dem Einrichten eine Konsolidierungs- / Kopiervorlage erstellt. Hierzu müssen eine Mandantendatei (Vorlage) erstellt und in dieser Datei verschiedene vorbe­reitende Tätigkeiten vorgenommen werden.
Vorbereitung der Datei: So wird z. B. die Bilanz- und GuV-Gliederung vereinheitlicht, damit alle Einzelabschlüsse die gleiche Struktur verwenden. Der Kontenplan oder das Reporting Package wird importiert (ohne Salden) und den Standardpositionen zugeordnet. Damit entfällt die zeit­aufwändige manuelle Zuordnung je Einheit. Des Weiteren können in die Vorlage Muster- / Standarddokumente eingebunden, Auswertungen eingerichtet oder weitere Anpassungen vor­genommen werden.
Die so erstellte Kopiervorlage ist die Grundlage, auf der die Einzelabschlüsse und ggf. auch der Gesamtabschluss erstellt werden.

Schritt 2: Anlage der Einzelabschlüsse und Import der jeweiligen Summen- und Saldenliste bzw. des Reporting Packages
Die Einzelabschlüsse werden anhand der unter Schritt 1 erstellten Kopiervorlage erstellt. Anschließend wird die jeweilige Summen- und Saldenliste oder das Reporting Package importiert.

Schritt 3: Anlage einer Mandantendatei für den Konzern- / Gesamtabschluss

Schritt 4: Einbinden der Einzelabschlüsse in den Gesamtabschluss / Erstellen Summenabschluss
Die im Schritt 2 erstellten Einzelabschlüsse werden in den Gesamtabschluss (erstellt in Schritt 3) eingebunden. Daraufhin kann der Summenabschluss erstellt werden.

Schritt 5: Erfassen von Konsolidierungs- und Nachbuchungen, Umgliederungen…

Schritt 6: Erstellen und Einrichten von Auswertungen
Möglichkeiten der in AuditAgent integrierten Auswertungen, um den Gesamtabschluss zu dokumentieren, bieten beispielsweise die CaseWare Arbeitspapiere oder das Modul Office Connector für Microsoft Word und Microsoft Excel usw.

Folgeschritt / Folgejahre:
Für die weitere Verwendung der Datenstruktur bzw. die Weiterführung der Konsolidierung und Übernahme dieser in die Folgejahre wird die Jahreswechselfunktionalität in AuditAgent verwendet.


4. Schulungsmaßnahmen

Je nach Kenntnisstand und Erfahrung der Anwender bietet Audicon folgende maßgeschneiderte Lösungen an:

Onlineseminar
Das Onlineseminar (Dauer ca. 2 Stunden) richtet sich an Anwender, die bereits mit AuditAgent vertraut sind und hier schon praktische Erfahrungen sammeln konnten. In dem 2-stündigen Online­seminar werden das Vorgehen, die Einstellungen und Bearbeitungsmöglichkeiten bei der Konsolidie­rung vorgestellt und gezeigt.

Vorteil: Es können beliebig viele Mitarbeiter am Onlineseminar teilnehmen. Es wird lediglich ein PC mit Internetzugang und ein Telefon benötigt. Sollten mehrere Personen am Seminar teilnehmen, bietet sich der Einsatz eines Beamers an. Es entstehen für den Kunden keine Reisekosten und die Onlineseminare können auch kurzfristig durch­geführt werden.

 

Workshop
Ein Workshop dauert mindestens einen Tag. Abhängig von den Anforderungen und Wünschen des Kunden kann sich der Workshop auch über mehrere Tage erstrecken. Der Workshop richtet sich in erster Linie an Anwender, die noch keine Erfahrungen mit AuditAgent haben oder die eine beratende Unterstützung für die Ersteinrichtung wünschen.

Vorteil: Neben der Konsolidierung erhält der Kunde einen Gesamtüberblick über die Möglich­keiten und Funktionalitäten von AuditAgent. D. h. zu Beginn findet eine Einführungs­schulung in AuditAgent (ca. ½ - 1 Tag) statt und im Anschluss daran wird, zumeist basierend auf den Echtdaten der Kanzlei / des Unternehmens, die Konsolidierung gezeigt. In Abhängigkeit vom Umfang, der Komplexität der beim Kunden vorliegenden Konsolidierungsstruktur und der gebuchten Tage wird bereits im Rahmen des Workshops begonnen, die Struktur einzurichten. So lernt der Kunde die Konsolidie­rung an seinen Daten und anhand des Echtfalls kennen.

 

5. Support

Klicken Sie hier auf den Link Kontakt Support, um alles über die Möglichkeiten zu erfahren, den technischen Support zu erreichen.

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