Optimiserfunktion in AuditTemplate - Praktische Anwendungshinweise

Anhand nachfolgender Beschreibung soll beispielhaft Einsatz und Funktionsweise des Optimiser in AuditTemplate dargestellt werden.

 

Inhalt

1. Allgemeines
2. Optimiser Checkliste
   2.1 Arten von Optimiser Checklisten
   2.2 Einsatz des Optimiser im aktuellen Jahr
   2.3 Einsatz des Optimiser im Folgejahr
   2.4 Anwendungshinweise
   .....2.4.1 Vom Anwender gelöschte Prüfungshandlungen im aktuellen Jahr
   .....2.4.2 Vom Anwender wiederhergestellte Prüfungshandlungen
3. Auswirkungen von Änderungen in der Vorlage von AuditTemplate

1. Allgemeines

Anhand nachfolgender Beschreibung soll beispielhaft Einsatz und Funktionsweise des Optimiser in AuditTemplate dargestellt werden.

Über die Schaltfläche Prüfungsworkflow optimieren im Dashboard von AuditTemplate gelangen Sie zur sog. "Optimiser Checkliste", die Ihnen spezifische Fragen präsentiert, um den Umfang der Arbeitspapiere an die jeweiligen Umstände des Prüfungsauftrags anzupassen.

Mit diesen Fragen können die folgenden Anpassungen durch einfache Beantwortung der in der Optimiser Checkliste enthaltenen Fragestellungen vorgenommen werden:

• Dokumente
  • Auswahl von unternehmensspezifischen Dokumenten, z. B. Prüfprogramme für das Eigenkapital, je nachdem, ob es sich um eine Kapital- oder Personengesellschaft handelt.
  • Auswahl prüfungsrelevanter Dokumente im Rahmen der Planungsphase, z. B. Einbindung eines Prüfprogramms für ein neues Mandat oder für ein bestehendes Mandat.
  • Auswahl von prüfungsspezifischen Dokumente, z. B. Einbindung von Prüfprogrammen bei Vorhandensein einer internen Revision oder bei Beauftragung nach § 53 HGrG.
  Alle Dokumente, die auf Basis der Antworten in der Optimiser Checkliste gelöscht wurden, werden zusammengefasst dargestellt in dem Dokument "AOCR Audit Optimiser Bericht" mit entsprechender Verknüpfung zur jeweiligen Optimiser Checkliste.
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• Prüfungshandlungen
  • Ein- und Ausblenden von Prüfungshandlungen in Checklisten und Prüfprogrammen je nach Umständen des Einzelfalls und des Prüfungsauftrags, z. B. Prüfungshandlungen in Anhang- und Lagebericht-Checklisten nach Merkmalen der Einheiten (Kapitalmarktorientierung, Rechtsform, Größenklasse, Erleichterungen bei der Aufstellung).
  Prüfungshandlungen, die auf Basis der Antworten in der Optimiser Checkliste gelöscht wurden, werden in den jeweiligen Checklisten und Prüfprogrammen als "Gelöscht durch Optimiser" markiert, um den Anwender über die Löschung zu informieren. Die gelöschten Prüfungshandlungen lassen sich in den Checklisten und Prüfprogrammen über das Menü Prüfungshandlungen über Gelöschte Prüfungshandlungen anzeigen wiederherstellen.

Hinweis:

Die folgende Darstellung beschränkt sich auf einen Beispielfall auf Basis einer Mandantendatei basierend auf AuditTemplate 20.00.

Die nachfolgend beschriebene Vorgehensweise ist unabhängig davon, ob die Vorlage von AuditTemplate angepasst wurde.

 

 

2. Optimiser Checkliste

2.1 Arten von Optimiser Checklisten

Für das Profil "Audit Memo" steht dem Anwender die Checkliste "400-7. Optimiser Checkliste für Profil Audit Memo", für das Profil "Core Plus" die Checkliste "400-8. Optimiser Checkliste für Profil Core Plus" zur Verfügung. Der Inhalt der Optimiser Checkliste gestaltet sich je nach Profil "Audit Memo" oder "Core Plus" unterschiedlich, da es sich dabei um jeweils unterschiedliche Arten von Arbeitspapieransätzen handelt.

Beachten Sie, dass die im Standard verfügbaren Optimiser Checklisten vollständig bearbeitet werden müssen, um die dadurch gesteuerten Anpassungen in den Checklisten für Anhang und Lagebericht richtig und vollständig anzeigen zu lassen. Sofern die Optimiser Checkliste nicht vollständig bearbeitet wird, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis beim Öffnen der jeweiligen Optimiser Checkliste.

Im vorliegenden Fall soll die Anwendung des Optimiser am Beispiel des Profils Core Plus für die Checkliste "400-8. Optimiser Checkliste für Profil Core Plus" gezeigt werden.

 

 

2.2 Einsatz des Optimiser im aktuellen Jahr

1. Öffnen Sie einen Mandanten, der auf der Basis der Vorlage von AuditTemplate 20.00 erstellt oder der auf diese Version zuvor aktualisiert wurde.
2. Öffnen Sie danach die Optimiser-Checkliste "400-8. Optimiser Checkliste für Profil Core Plus" und beantworten Sie die Fragen der Optimiser Checkliste mit "Ja" oder "Nein".
   
3. Zeichnen Sie das Dokument am Ende mit Ihrer Rolle ab und klicken Sie dann auf die Schaltfläche AOCR, um zum "Audit Optimiser Bericht" zu gelangen.
   
4. Im Dokument "AOCR Audit Optimiser Bericht" werden auf Basis Ihrer Checklistenantworten in der Optimiser Checkliste u. A. die zu löschenden Dokumente angezeigt. Deaktivieren Sie ein Kontrollkästchen, um das empfohlene Löschen nicht durchführen zu lassen. Um das Löschen auszuführen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mit dem Löschen fortfahren.
   
   
   Hinweis:
   Beachten Sie, dass die zu löschenden Prüfungshandlungen auf Basis Ihrer Checklistenantworten nicht direkt im Dokument "AOCR Audit Optimiser Bericht", sondern erst nach Öffnen des jeweiligen Dokuments, welches zu löschende Prüfungshandlungen beinhaltet, angezeigt werden (siehe das nachfolgende Beispiel in der Checkliste "ANH ALLG Anhang Checkliste").
   

2.3 Einsatz des Optimiser im Folgejahr

1. Führen Sie zunächst einen Jahreswechsel für die Mandantendatei durch.
2. Stellen Sie sicher, dass die Mandantendatei auf die aktuellste Version der Vorlage von AuditTemplate aktualisiert wurde.
3. Öffnen Sie danach die Optimiser-Checkliste "400-8. Optimiser Checkliste für Profil Core Plus" und überprüfen Sie die Antworten der Optimiser Checkliste mit "Ja" oder "Nein", da die Antworten aus der Mandantendatei des Vorjahres übernommen wurden.
4. Führen Sie danach die Schritte 3 und 4 wie unter Punkt 2.2 dargestellt aus.

2.4 Anwendungshinweise

2.4.1 Vom Anwender gelöschte Prüfungshandlungen im aktuellen Jahr

Im Vorjahr vom Anwender gelöschte Prüfungshandlungen werden im Folgejahr grundsätzlich nicht wiederhergestellt (siehe aber Abschnitt 2.4.2).

Beispiel: Im Erstjahr wird in der Checkliste "ANH ALLG Anhang Allgemein" die Prüfungshandlung "5. Vergleichbarkeit" vom Anwender gelöscht.

Im Folgejahr bleibt die Prüfungshandlung gelöscht und wird nicht automatisch wiederhergestellt.

Die gelöschte Prüfungshandlung kann über das rechte Maus-Kontextmenü Neue Prüfungshandlung aus Content-Bibliothek einfügen wiederhergestellt werden. Dabei öffnet sich der folgende Dialog, in dem Sie die wiederherzustellenden Prüfungshandlungen markieren können. Zur Wiederherstellung der Prüfungshandlung klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Danach wird die Prüfungshandlung in die Checkliste eingefügt.

 

 

2.4.2 Vom Anwender wiederhergestellte Prüfungshandlungen

In Checklisten können Anwender die vom Optimiser auf Basis der vorgenommenen Einstellungen in der Vorlage gelöschten Prüfungshandlungen wiederherstellen und diese danach bearbeiten.

Beispiel zum aktuellen Jahr: vom Optimiser gelöschte Prüfungshandlungen vor Wiederherstellung durch den Anwender:

Beispiel zum aktuellen Jahr: wiederhergestellte Prüfungshandlungen, die vom Optimiser zuvor gelöscht wurden.

Im Folgejahr wird die Prüfungshandlung samt Antworten übernommen, sofern sich an den Checklistenantworten in der Optimiser Checkliste keine Änderungen ergeben haben.

Die übernommene Prüfungshandlung muss lediglich noch abgezeichnet werden.

 

 

3. Auswirkungen von Änderungen in der Vorlage von AuditTemplate

Audicon pflegt die Inhalte der Vorlage "AuditTemplate" und bearbeitet dabei einzelne Checklisten. Die Bearbeitung durch Audicon hat im Rahmen der jährlichen Aktualisierung Auswirkungen auf jede einzelne Mandantendatei.

Folgende Auswirkungen können sich dabei ergeben:

• Austausch von einzelnen Dokumenten.
• Aktualisierung von einzelnen Prüfungshandlungen in Dokumenten.
• Aktualisierung der Einführung und Schlussfolgerung in Dokumenten.

Je nach Art und Umfang der Änderungen in der Vorlage sieht Audicon entweder die eine oder die andere Aktualisierungsart vor. Folgende Überlegungen werden dabei berücksichtigt:

1. Sofern sich der Inhalt und/oder die zugrundeliegende technische Grundlage für ein Dokument wesentlich ändern, wird von Audicon beim Update der Mandantendatei ein Austausch von ganzen Dokumenten vorgesehen. In diesem Fall gehen alle gesetzten Antworten der auszutauschenden Dokumente verloren.
2. Sofern neue Prüfungshandlungen in Dokumenten der Vorlage ergänzt werden müssen, wird von Audicon beim Update der Mandantendatei eine automatische Ergänzung des Dokuments um die neuen Prüfungshandlungen vorgesehen. Entsprechend gehen die Antworten von aktualisierten Prüfungshandlungen verloren.
3. Sofern Prüfungshandlungen durch Audicon in der Vorlage gelöscht werden, werden gelöschte Prüfungshandlungen auch beim Update der Mandantendatei entfernt. In diesem Fall gehen durch die Aktualisierung die Antworten der zu aktualisierenden Prüfungshandlungen verloren.

Ausnahme von diesem Vorgehen:

Die automatische Aktualisierung von einzelnen Arbeitsprogrammen und Checklisten durch ein Update kann deaktiviert werden, wenn ein Anwender für diese Dokumente im Bereich "Aktualisierte Dokumente" des Update-Prozesses die Checkbox "N/A" statt "Update" markiert.

In diesem Fall kann der Anwender den Update-Prozess in jedem Arbeitsprogramm bzw. in jeder Checkliste selbst initiieren, indem er nach dem Öffnen des jeweiligen Dokuments die Option Nach Updates suchen im Menüpunkt Dokument ausführt.