Einbinden von MS Outlook-Elementen in den Dokumentenmanager

Antwort

Der Dokumentenmanager wird in den meisten Fällen als zentrale elektronische Ablage für die Verwaltung der (Mandanten-)Unterlagen verwendet. Zu diesem Zweck werden die Unterlagen und Arbeitspapiere, die in elektronischer Form vorliegen, in den Dokumentenmanager eingebunden. Somit ist sichergestellt, dass alle relevanten Informationen von den verantwortlichen Mitarbeitern eingesehen werden können. Ein Großteil der Kommunikation erfolgt heute per E-Mail und in vielen Fällen über Microsoft Outlook. Über das Einbinden von MS Outlook-Elementen in den Dokumentenmanager können wichtige Korrespondenzen, Termine inkl. Protokolle, aber auch Kontakte zentral abgelegt werden, sodass diese ebenfalls für alle beteiligten Mitarbeiter verfügbar sind. Die MS Outlook-Elemente (E-Mails, Kontakte, Termine) einschließlich ihrer Anhänge werden im Containerformat Microsoft Exchange mail document (.msg) im Mandantenordner abgelegt.

Dazu gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Die Mandantendatei, in die Outlook-Elemente eingebunden werden sollen, ist geöffnet.
  2. Nun öffnen Sie bitte zusätzlich Outlook und wählen dort den Bereich, aus dem Elemente übernommen werden sollen, z. B. E-Mail-Kontakte oder Kalender.
  3. Zum Einbinden der Elemente bzw. zur Übernahme in den Dokumentenmanager gibt es zwei Möglichkeiten:

    1. Sie klicken das Element mit der linken Maustaste an, halten die linke Maustaste gedrückt und ziehen das Element per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle in den Dokumentenmanager. Anschließend lassen Sie die linke Maustaste los, das Element wird an der gewünschten Stelle eingefügt und in den Mandantenordner kopiert (.msg).

    2. Sie klicken das Element mit der rechten Maustaste an, halten die rechte Maustaste gedrückt und ziehen das Element per Drag-and-Drop an die gewünschte Stelle in den Dokumentenmanager. Anschließend lassen Sie die rechte Maustaste los, sodass ein Kontextmenü mit folgenden Optionen angezeigt wird:

      • Verschieben
      • Kopieren
      • Kopieren als PDF
      • Kopieren als PDF und Original
      • Abbrechen

  4. Über das Kontextmenü können Sie nun das gewünschte Vorgehen bzw. die entsprechende Option auswählen. Im Anschluss wird das Objekt in den Dokumentenmanager eingefügt.

 

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